Wanneer u als schuldeiser kosten moet maken om een vordering bij een klant of opdrachtgever te innen, dan mag u deze kosten onder bepaalde voorwaarden in rekening brengen. Het gaat dan om de kosten die u voorafgaand aan een gerechtelijke procedure maakt, de zogenaamde buitengerechtelijke incassokosten. Sinds 1 juli 2012 geldt voor consumenten een wetswijziging waarbij de hoogte van de incassokosten is gemaximeerd. Er geldt een maximumpercentage voor incassokosten berekend over de hoofdsom (niet over de rente), die afloopt naarmate de vordering stijgt, met een minimumbedrag van € 40. Deze maximum percentages zijn opgenomen in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

Voordat u incassokosten aan een consument in rekening mag brengen, moet u de betreffende klant of opdrachtgever eerst een aanmaning sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen na ontvangst van de aanmaning. In deze aanmaning moet tevens staan: een aankondiging van de gevolgen indien niet op tijd wordt betaald, in het bijzonder de hoogte van de incassokosten die dan verschuldigd zijn en -indien van toepassing- de hoogte van de BTW die dan over de incassokosten berekend zal worden.

Als uw klant of opdrachtgever na het verzenden van aanmaningen nog steeds niet betaalt, kunt u in een gerechtelijke incassoprocedure een veroordeling tot betaling vorderen. Afhankelijk van de hoogte van uw vordering (meer of minder dan € 25.000,-) kunt u een bodemprocedure bij de Sector Kanton (Kantonrechter) of Sector Civiel van de Rechtbank starten. Eventueel kunt u voorafgaan aan de procedure conservatoir beslag laten leggen op een of meer goederen van uw schuldenaar.

In spoedeisende gevallen -bijvoorbeeld wanneer u zelf door de uitblijvende betaling in financiële problemen komt- kunt u bij de Voorzieningenrechter van de Rechtbank een kort geding starten om (een voorschot op) een veroordeling tot betaling te krijgen.

Bij – onder andere – de Rechtbank Amsterdam bestaat er een aparte regeling voor incassoprocedures. Incassozaken worden iedere week op hetzelfde tijdstip behandeld; bij de Rechtbank Amsterdam elke dinsdagochtend om 10:00 uur. Het incasso kort geding is geschikt voor vorderingen die niet worden betwist, die in redelijkheid niet kunnen worden betwist of waarvan niet te verwachten valt dat de wederpartij op de zitting zal verschijnen. Uw zaak mag dus niet (te) gecompliceerd zijn: uw vordering moet eenvoudig hard te maken zijn. De hele procedure duurt meestal maar een paar weken.